Specyfika pracy przedstawiciela

Specyfika pracy przedstawicieli handlowych polega na wykonywaniu obowiązków służbowych na terenie województwa, kilku województw a nawet na terenie całego kraju. Stąd umowa o pracę z tego typu pracownikami określa miejsce jej wykonania jako określony obszar działania a nie siedzibę czy oddział pracodawcy.

Koszty ponoszone przez pracownika

Przedstawiciele handlowi wykonując swoje obowiązki ponoszą koszty związane z wyjazdami. Mogą to być np. opłaty parkingowe czy za przejazd autostradą, wydatki z tytułu noclegów, koszty eksploatacji samochodu służbowego (paliwo, naprawy, serwis, myjnia) a także płatności ponoszone na spotkaniach z klientami np. obiad z klientem.

Jak wiadomo pracodawcy nie wypłacają przedstawicielom diet czy innych należności przysługujących w przypadku podróży służbowej, bo wyjazdy przedstawicieli w obrębie ich miejsca pracy nie stanowią podróży służbowej.

Zwrot wydatków czy przychód ?

Pojawiła się jednak wątpliwość czy zwrot kosztów wydatków poniesionych przez przedstawicieli handlowych powinien zostać uznany za ich przychód ze stosunku pracy co wiązałoby się z poborem i odprowadzaniem z tego tytułu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych?

Wydawałoby się, iż odpowiedź jest w tym przypadku oczywista…że nie, choćby z przyczyn czysto praktycznych. Przedstawicie przemierzają codziennie nawet setki kilometrów działając w interesie swojego pracodawcy. Taniej i prościej technicznie jest zapewnić pracownikowi nocleg w hotelu i wyżywienie z dala od bazy wyjazdu, niż zobowiązywać go do codziennych powrotów i wyjazdów dnia następnego.

Stanowisko Izby Skarbowej w Katowicach

Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 8 lutego 2013 roku (sygn. IBPBII/1/415-978/12/BJ), twierdził, iż inaczej należy traktować organizację stanowiska pracy polegającą na udostępnieniu pracownikowi biurka, materiałów biurowych czy pokrywanie przez pracodawcę wydatków związanych z zużyciem prądu lub eksploatacją samochodu służbowego podczas godzin pracy, a inaczej zapewnienie pracownikowi noclegu czy wyżywienia w sytuacji gdy dobowa norma czasu pracy pracownika nie obejmuje noclegu, pracownik nie przebywa w podróży służbowej, a na pracodawcy nie ciąży ustawowy obowiązek finansowania wydatków mieszkaniowych czy żywieniowych pracownika, dla którego – zgodnie z zawartą umową o pracę – wyjazdy są nieodłącznym i stałym elementem wykonywania obowiązków służbowych. Wobec czego, wydatki ponoszone przez pracownika podczas jego pracy w postaci wyżywienia czy noclegu stanowią dla niego dodatkowe przysporzenie ze stosunku pracy. W konsekwencji wartość takich wydatków należy opodatkować (nocleg powyżej 500 zł miesięcznie).

Minister interweniuje 

Powyższa interpretacja została jednak z urzędu zmieniona przez Ministra Finansów z dniem 9 listopada 2015 roku. Przyczynkiem do zmiany  interpretacji stał się wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. a w ślad za nim liczne wyroki Naczelnego Są du Administracyjnego.

Trybunał analizował co prawda sprawę na tle odmiennego stanu faktycznego, ale wnioski płynące z tego orzeczenia organy przeniosły na grunt spraw związanych z przedstawicielami handlowymi. Trybunał orzekł, iż za przychód pracownika mogą być uznane świadczenia, które:

• po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),

• po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,

• po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Kiedy przychód dla pracownika ? Stanowisko NSA

Mając na względzie powyższe ustalenia Trybunału Konstytucyjnego, Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 19 września 2014 r. sygn. akt II FSK 2280/12 wyraził pogląd, że jakkolwiek skorzystanie ze świadczenia w postaci noclegu wykupionego przez pracodawcę niewątpliwie następuje za zgodą pracownika, niemniej świadczenie to nie jest spełnione w jego interesie, ale w interesie pracodawcy obowiązanego do właściwego zorganizowania pracy.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 2 października 2014 r. sygn. akt II FSK 2387/12, stanął na stanowisku, iż obowiązek zapewnienia prawidłowej organizacji pracy nie może być utożsamiany tylko z zapewnieniem biurka, materiałów biurowych czy pokryciem kosztów eksploatacji samochodu służbowego czy kosztów zużytej energii elektrycznej. Ten obowiązek należy i trzeba odnosić i analizować w kontekście konkretnych obowiązków pracowniczych i wynikających z tych obowiązków oczekiwań pracodawcy. Skoro więc prawidłowe i efektywne wykonywanie obowiązków pracowniczych wymaga od pracownika nocowania w hotelu, aby w określonym czasie wynikającym z kontaktów handlowych pracodawcy i kontrahenta dotrzeć do kontrahenta, to zapewnienie tej możliwości przez pracodawcę nie jest korzyścią pracownika ale właśnie wypełnieniem przez pracodawcę ustawowego obowiązku prawidłowego organizowania pracy, tak aby była ona wydajna i należytej jakości. Zapewnienie możliwości nocnego wypoczynku odpowiada także obowiązkowi pracodawcy organizowania pracy w sposób zmniejszający uciążliwość pracy.

Wobec powyższego, organy ostatecznie uznały, iż wydatki poniesione przez przedstawiciela handlowego w związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi, nie stanowią dla niego dodatkowego przysporzenia a tym samym nie należy ich zaliczać do przychodu ze stosunku pracy i odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy.