Rozpoczynający się okres wakacyjny dla wielu podatników jest równoznaczny z długo wyczekiwanym wyjazdem na urlop. Jednym z głównych dylematów przed jakim staniemy przed wybiciem godziny „0”
jest wybór nie tylko miejsca spędzenia wakacji, lecz również środków transportu, którymi dotrzemy do celu. Samolot, pociąg, samochód – każdy z tych środków lokomocji ma swoje wady i zalety. Jeżeli jednak polityka flotowa danej firmy uwzględnia taką możliwość – w podróż można wybrać się także autem służbowym. Stworzenie takiej możliwości przez pracodawcę i skorzystanie z niej przez pracownika wiąże się jednak z określonymi skutkami na gruncie podatku dochodowego.
Wyjazd na urlop samochodem służbowym przychodem pracownika
Nie budzi wątpliwości, że wykorzystywanie przez pracownika samochodu służbowego do celów prywatnych (jakim jest m.in. właśnie wyjazd na urlop) jest równoznaczne z powstaniem po stronie pracownika przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia. W przypadku, gdy pozostajemy w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy wartość pieniężna takiego nieodpłatnego świadczenia jest ustalana ryczałtowo w zależności od pojemności silnika samochodu i wynosi albo 250 zł miesięcznie (pojemność do 1600 cm3) bądź 400 zł miesięcznie (pojemność powyżej 1600 cm3). Należy przy tym zaznaczyć, że jeżeli z samochodu służbowego do celów prywatnych będziemy korzystać przed część miesiąca, wówczas też wartość nieodpłatnego świadczenia zostanie ustalona proporcjonalnie.
Wątpliwości po stronie pracodawców – płatników
Wydawać się mogło, że wskazana regulacja nie powinna budzić wątpliwości, w praktyce jednak nastręcza wiele problemów, przy czym również na linii organy podatkowe – sądy administracyjne z łatwością można zauważyć odmienne poglądy. Tym samym, w niekorzystnej sytuacji znajdują się pracodawcy, z jednej strony chcąc w sposób pozytywny kreować politykę świadczeń pozapłacowych, z drugiej strony jednak są zobowiązani w sposób prawidłowy wykonywać ciążące obowiązki płatnika. To właśnie płatnik odpowiada bowiem za zaniżenie podstawy opodatkowania w przypadku przychodów ze stosunku pracy, z wyłączeniem odpowiedzialności pracownika. W rezultacie, aby prawidłowo ustalić podstawę opodatkowania pracodawca powinien zgodnie z przepisami ustalić wartość pieniężną z tytułu nieodpłatnego świadczenia w postaci korzystania przez pracownika z samochodu służbowego na cele prywatne, w tym podczas urlopu. Aby to zrobić powinien określić na czym właściwie polega „wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych” i jak postąpić w stosunku do innych kosztów związanych z eksploatacją samochodu służbowego, w szczególności kosztami paliwa.
Samochód służbowy jako urządzenie, bez paliwa w baku
Organy podatkowe w tym zakresie prezentują rygorystyczne stanowisko wskazując, że przez wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych należy rozumieć świadczenie związane z wykorzystaniem samochodu służbowego jako z oddaniem go do używania – bezpłatnie – dla celów prywatnych. Tym samym, zdaniem organów podatkowych, należy rozgraniczyć od siebie dwa możliwe rodzaje świadczeń dla pracownika z tytułu wykorzystywania przez niego samochodu służbowego na cele prywatne. Pierwsze z nich polega na samym udostępnieniu samochodu, stanowiącym dla pracownika przychód ze świadczeń nieodpłatnych, w stosunku do których wartość przychodu określamy ryczałtem. Jak wskazują jednak organy podatkowe, żaden samochód nie może funkcjonować bez paliwa, w związku z czym do udostępnionego samochodu należy paliwo zakupić, co prowadzi do wniosku, że wedle zasad działania pojazdów mechanicznych udostępnienie pojazdu nie obejmuje kosztów paliwa (przykładowo: interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 18 maja 2018 r. 0114-KDIP3-2.4011.170.2018.2.AK).
Dwa przychody po stronie pracownika – udostępnienie samochodu służbowego i zapewnienie paliwa
Natomiast wszelkie dodatkowe świadczenia, w tym przede wszystkim wydatki na zakup paliwa które pokrywa pracodawca, stanowią odrębne świadczenie dla pracownika stanowiące opodatkowany przychód ze stosunku pracy. Tym samym, jeżeli pracodawca zamierza pokrywać wszystkie niezbędne wydatki umożliwiające używanie przez pracowników samochodów służbowych, łącznie z kosztami paliwa, wówczas do przychodów pracownika ze stosunku pracy powinien doliczyć przychód z nieodpłatnych świadczeń z tytułu zużywania w trakcie wyjazdu prywatnego nabytego przez pracodawcę paliwa, według cen rynkowych (przykładowo: interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 30 maja 2018 r. 0112-KDIL3-1.4011.224.2018.1.KS). Pracodawca powinien więc być świadomy przyjętej praktyki organów podatkowych oraz liczyć się z tym, że w sytuacji wystąpienia z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej otrzyma niekorzystną odpowiedź, że ustalony ustawowo ryczałt nie obejmuje kosztów paliwa ani opłat związanych z użytkowaniem samochodu.
Samochód służbowy jako pojazd gotowy do użycia, zatankowany
Odmienne stanowisko prezentują natomiast sądy administracyjne, uchylając skarżone przez podatników niekorzystne interpretacje podatkowe. Zdaniem sądów administracyjnych, świadczenie pracodawcy w przypadku umożliwienia pracownikowi korzystania z służbowego samochodu do celów prywatnych polega nie tylko na udostępnieniu auta, lecz również zapewnieniu możliwości jego prawidłowego używania i ponoszenia wszystkich niezbędnych wydatków umożliwiających takie używanie, tj. kosztów eksploatacji czy kosztów związanych z zakupem paliwa. Jak wskazują sądy w uzasadnieniach wyroków, nie ma żadnych powodów, aby jeden z wydatków w postaci wydatków na paliwo uznać za odrębnie opodatkowane świadczenie. Na takie rozwiązanie wskazuje również przyjęta konstrukcja określania wysokości ryczałtu, której ideą jest rekompensata przez ryczałt całości wydatków poniesionych w związku z wykorzystywaniem samochodu służbowego do celów prywatnych (przykładowo: wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z dnia 18 stycznia 2018 r. I SA/Go 436/17).
Podsumowując
Wyjazd na urlop służbowym samochodem jest jak najbardziej możliwy, jednak wybór takiej opcji wiąże się ze skutkami podatkowymi zarówno dla pracownika jak i dla pracodawcy. Po stronie pracownika powstaje bowiem przychód z nieodpłatnych świadczeń, natomiast pracodawca jest zmuszony pochylić się nad kwestią, ile tak naprawdę nieodpłatnych świadczeń opodatkowanych PIT powstaje po stronie pracownika. Podjęcie decyzji przez pracodawcę – płatnika wymaga głębokiego namysłu, bowiem dopiero sądy administracyjne przychylają się do korzystnego dla pracownika stanowiska. Pozostaje mieć nadzieję, że do przyszłorocznego okresu urlopowego kwestia ta zostanie uregulowana i zamiast analizować kwestie podatkowe, będzie można skupić się na wyborze najbardziej atrakcyjnej trasy dojazdu samochodem służbowym do miejsca letniego wypoczynku.
Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa oraz ma charakter wyłącznie informacyjny. Stanowi wyraz poglądów jego autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy Sp.K. i autor wpisu nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.
