Z początkiem 2015 roku pojawiły się przepisy, które określają zasady ustalania przychodu pracownika, jeżeli ten korzysta z samochodu służbowego w celach prywatnych. Przepisy te obowiązują już od jakiegoś czasu, stąd tylko krótko wspomnę, że jeżeli pracownik nie ponosi odpłatności za prywatne korzystanie z takiego samochodu, to pracodawca jest zobowiązany do doliczenia do przychodu pracownika ryczałtu. Ryczałt ten wynosi miesięcznie 250 zł (jeżeli pojemność silnika wynosi do 1600 cm3) lub 400 zł (jeżeli pojemność silnika wynosi powyżej 1600 cm3). Dodatkowo, jeżeli pracownik wykorzystuje prywatnie firmowy samochód tylko przez określoną liczbę dni w miesiącu, to przychód ustala się za każdy dzień w wysokości 1/30 ww. kwot ryczałtu.  

Co zawiera ryczałt?

Pytanie sprowadza się do tego, czy zryczałtowana wysokość przychodu z tytułu świadczenia obejmuje tylko możliwość korzystania z samochodu czy również ponoszone za pracownika koszty eksploatacji (paliwo) lub inne koszty związane z używaniem samochodu np. opłaty autostradowe, parkingowe etc. Organy podatkowe prezentują w tej kwestii podejście profiskalne, a mianowicie że ryczałt obejmuje wyłącznie koszty wynikające z udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych. Inne wydatki: na paliwo, opłaty parkingowe albo za przejazdy autostradą, nie są objęte ryczałtem i będą stanowić opodatkowany przychód pracownika ze stosunku pracy (o ile pracodawca sfinansuje te wydatki za pracownika).

Tak więc aby pracownik nie uzyskał przychodu powinien wszelkie wydatki związane z użytkiem prywatnym auta firmowego pokrywać sam. Jeżeli będzie to za niego czynił pracodawca, konieczne będzie doliczenie wartości takiego  świadczenia do przychodu.

Odnośnie ryczałtu i paliwa warto na marginesie dodać, że z uzasadnienia do ustawy wprowadzającej omawiane przepisy wynikało, że ryczałt został skalkulowany w oparciu o tzw. kilometrówkę (obowiązującą przy wykorzystywaniu samochodu prywatnego do celów służbowych), której to stawki zawierają zarówno amortyzację jak i koszt paliwa. Jednak mimo to, stanowisko organów podatkowych wskazuje, że kwota ryczałtu nie zawiera kosztów paliwa (choć z samochodu nie da się korzystać bez paliwa..)

Rada

Przede wszystkich, z uwagi na fakt, że wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych (przez pracowników, członków organów spółek, zleceniobiorców) rzutuje na konsekwencje w podatku dochodowym od osób fizycznych, prawnych a także VAT, konieczna jest dobra polityka samochodowa. Powinna ona zawierać regulamin korzystania z samochodów firmowych oraz umowę powierzenia mienia pracownikowi. Powinna regulować zasady przyznawania, użytkowania oraz kwestie rozliczeń czy odpowiedzialności pracownika za powierzony samochód. Najkorzystniej byłoby, aby polityka samochodowa zakładała, że to pracownik pokrywa wszystkie koszty związane z używaniem samochodu służbowego prywatnie.